Início / Manual

Manual do GIAM

Gestão Inteligente para Agência de Marketing. Tudo o que o sistema faz hoje, de onde o post nasce até a aprovação do cliente pelo WhatsApp.

Documento Referência funcional Público Equipe da agência Atualizado 26 de agosto de 2026

01O que é o GIAM

Um sistema de gestão feito para a rotina de quem produz conteúdo para outras empresas. Não é um quadro genérico adaptado: cada função entrou porque resolveu um problema concreto de uma agência rodando de verdade.

O GIAM cobre o ciclo inteiro de uma postagem. O planejamento do mês é gerado com inteligência artificial a partir do cadastro do cliente e do site dele. A produção anda num quadro visual. A aprovação acontece no WhatsApp, onde o cliente já está, sem precisar aprender sistema nenhum. E uma atendente virtual recebe pedidos novos, faz o briefing e abre o card sozinha.

O que o sistema faz de diferente é tirar a coordenação das conversas soltas. Aprovação, pedido de ajuste, prazo, material e histórico ficam todos amarrados ao card, e não espalhados entre grupos de WhatsApp, planilhas e pastas do Drive.

02Perfis de acesso

Cada pessoa entra e vê o que lhe cabe. O recorte é por função, e o quadro já chega filtrado, sem ninguém precisar procurar o que é seu.

Perfil	Enxerga	Pode
Gestora	Tudo, nos dois kanbans, painéis e cadastros	Aprovar internamente, enviar ao cliente, montar equipe do card, gerar conteúdo, cadastrar pessoas
Atendimento ao cliente	Tudo, com o mesmo alcance da gestão	As mesmas ações da gestora, incluindo montar a equipe do card
Designer	Arte estática, carrossel e blog, mais qualquer card em que tenha sido atribuído	Produzir, anexar material, comentar e entregar para aprovação
Video maker	Vídeos, mais qualquer card em que tenha sido atribuído	Produzir, anexar material, comentar e entregar para aprovação
Copy	Todos os formatos, porque texto atravessa todos eles	Corrigir textos reprovados e encaminhar para arte ou vídeo

O telefone no cadastro não é opcional

É o telefone cadastrado em Equipe & Usuários que faz a Rita reconhecer quem é da agência e não responder a essa pessoa dentro dos grupos de cliente. Quem estiver sem telefone é tratado como cliente. A tela Conversas da Rita avisa quando alguém está nessa situação.

03O fluxo de um post

Da criação à publicação, um post atravessa etapas em ordem. Esta é a única sequência real do sistema; o resto são ferramentas que se usa quando precisa.

Backlog Nasce do gerador mensal ou de um pedido do cliente pela Rita
Dia da semana Distribuído no quadro conforme a data de publicação
Entregue para aprovação A produção terminou. O relógio de cada pessoa da equipe para aqui
Enviar para cliente Dispara o WhatsApp com a arte, a legenda e os botões de decisão
Aguardando cliente O card entra sozinho aqui após o envio, e fica no aguardo
Aprovado pelo cliente Ou volta para reprovados, com o motivo anexado ao card
Postado Publicação feita, com todo o histórico preservado

Quando o cliente pede ajuste

O card volta para a coluna de reprovação certa conforme o que foi pedido. Mexeu em legenda ou texto, vai para Textos Reprovados, onde a copy corrige primeiro. Não mexeu em texto, vai direto para Artes Reprovadas ou Vídeos Reprovados, conforme o formato. O motivo entra no chat do card e no histórico, destacado em amarelo, com o áudio do cliente tocando ali mesmo quando ele respondeu falando.

04Os dois kanbans

Um quadro para quem produz e outro para quem coordena. São o mesmo card visto de dois ângulos, e não duas listas separadas.

Kanban Produção. Organizado por dia da semana. É onde o designer, o video maker e a copy trabalham. Tem uma faixa própria no topo para o retrabalho, com os cards reprovados pelo cliente separados por tipo.
Kanban Gestão. Organizado por etapa de aprovação, do material executado até o publicado. É onde a gestão confere, envia ao cliente e acompanha quem já respondeu.
Card. Guarda pilar de conteúdo, formato, data de publicação em destaque no topo, arquivos, legenda, roteiro, chat com o cliente e com a equipe, e o histórico completo com o tempo de cada etapa.
Card avulso. Demanda que não veio do planejamento mensal. Pode ser criada à mão ou automaticamente pela Rita, a partir de um pedido do cliente no WhatsApp.
Filtros. Por cliente, por data de publicação, por tipo de executor e Meus cards, que mostra só onde a pessoa foi atribuída. Ficam recolhidos atrás de um botão para não ocupar a tela.
Arquivar. Tira o card do quadro sem apagar nada. Card arquivado deixa de contar como atrasado e some dos cronogramas e relatórios.

05Equipe do card

Um card pode ter várias pessoas trabalhando nele, cada uma com o próprio andamento medido. Serve para material que passa por mais de uma mão.

A gestão e o atendimento montam a equipe dentro do card. Quem é atribuído recebe aviso no WhatsApp com o cliente, o número do card e a data de publicação, e passa a enxergar aquele card no quadro mesmo que o formato não seja o dele. É assim que um video maker consegue ser chamado para ajudar numa arte.

O tempo é medido sozinho

Ninguém precisa marcar nada. O relógio de cada pessoa começa na primeira vez que ela abre o card e para quando o material sai da produção para aprovação. Reabrir depois não reinicia a contagem, e card que volta por reprovação continua somando de onde parou, porque o que interessa é o tempo total de trabalho.

No quadro, cada card mostra as iniciais de quem está nele com uma bolinha de cor: cinza para quem ainda não abriu, laranja para quem está trabalhando, verde para quem já entregou. Dá para ver quem está devendo sem abrir nada.

06Gerador mensal com IA

O planejamento do mês inteiro de um cliente, gerado a partir de tudo que o sistema sabe sobre ele. Sai pronto para revisão, não como lista de sugestões de tema.

O que a IA consulta antes de escrever

O cadastro completo: segmento, diferencial, público-alvo, mote, área de atuação, gancho principal, objetivo de marketing, concorrentes, missão, valores e histórico
O texto atual do site do cliente, lido na hora, para citar os produtos e serviços reais com os nomes exatos que a empresa usa
As datas estratégicas do mês que se aplicam àquele cliente, incluindo o aniversário de fundação
A memória editorial: títulos e aberturas de legenda dos últimos seis meses, com destaque para o que já foi criado no mês corrente

Variedade garantida por código

Pedir variedade no prompt não basta, porque cada lote é uma conversa nova com o modelo. O sistema distribui, por posição, um ângulo obrigatório e um recorte de público para cada post. São dez ângulos, de erro comum a mito desmontado, e seis recortes, de quem ainda não conhece a solução a quem decide a compra. Como as listas têm tamanhos diferentes, a combinação só se repete depois de trinta posts.

Formato	O que sai pronto
Arte estática	Chamada curta para diagramar, de no máximo doze palavras, direção visual e objetivo da peça
Carrossel	Texto de cada card, com narrativa e continuidade, limitado a quatro slides
Vídeo	Roteiro com cenas, tempos, imagens, textos na tela e locução
Blog	Artigo completo com no mínimo três mil caracteres, com introdução, subtítulos e conclusão

Toda legenda sai com o CTA, os dados de contato do cliente e as hashtags já anexados, respeitando as marcações de visibilidade do cadastro. Se o e-mail está marcado como não visível, ele não aparece.

07Cronogramas

Por cliente. Calendário mensal de um cliente, com a arte ou o vídeo aparecendo direto na grade. É a visão que se mostra em reunião.
Completo. Todos os clientes lado a lado no mesmo mês, com totais por dia e por formato. Serve para enxergar sobrecarga antes que ela aconteça.
Relatório em PDF. Versão para imprimir ou enviar, com o conteúdo de cada post do período.

08Rita, a atendente

Uma atendente virtual que conversa com o cliente pelo WhatsApp, entende o pedido e abre o card já briefado para a equipe. É a parte do sistema que o cliente mais usa sem saber que existe.

O que ela faz

Cumprimenta na primeira mensagem do dia, com a saudação certa para o horário, e não repete no meio da conversa
Faz as perguntas que faltam para fechar o briefing, sem deduzir nem inventar nada
Sugere caminhos criativos de bate-pronto, em vez de só interrogar
Lê documentos que o cliente manda, incluindo PDF, Word, Excel e PowerPoint, e transcreve áudios
Responde dúvidas de marketing e de criação de material
Abre o card avulso com o briefing pronto para a produção, anexando todos os arquivos daquele assunto
Pede o prazo a quem executa, e nunca promete prazo por conta própria
Arquiva o card quando o cliente cancela, e abre outro se a necessidade mudou

Regras que ela não quebra

Regra	Por quê
Não pergunta cor	Quem decide a cor é o designer da agência
Sempre pergunta tamanho	Material impresso sem medida não pode ser produzido
Não cria imagens	Criação é da equipe, não da atendente
Não responde à equipe	Quem tem telefone cadastrado em Usuários é reconhecido e ignorado dentro dos grupos, exceto para aprovar ou reprovar material

Ligar, desligar e pausar

Cada cliente tem uma marcação no cadastro que liga ou desliga a Rita. Desligada, o envio de material para aprovação continua funcionando normalmente; só a conversa por IA para. Dentro de uma conversa, qualquer pessoa da equipe pode assumir dizendo "Rita, obrigado pelo apoio, mas deixe que eu conduzo este assunto". Ela registra tudo o que chega dali em diante, para ter contexto quando voltar, mas não responde. Só os números autorizados no sistema podem devolvê-la ao atendimento.

Conversas da Rita. Tela de acompanhamento com o histórico de cada conversa por cliente, os eventos recebidos do WhatsApp e um quadro de falhas que registra o que deu errado e por quê. É por ela que se descobre, por exemplo, que um material não foi enviado porque o cliente não tem grupo cadastrado.

09Aprovação do material

O cliente aprova respondendo uma mensagem. Não precisa entrar em sistema, criar senha nem baixar aplicativo.

Ao mover o card para Enviar para Cliente, o sistema manda a arte ou o vídeo direto no WhatsApp, com o título, a data prevista e a legenda, mais dois botões: Aprovado e Solicitar Ajuste. Junto vai o link do portal, para quem preferir ver no navegador.

Cada material tem número

Toda mensagem enviada carrega o número do post. Isso resolve o problema de um cliente com vários materiais aguardando ao mesmo tempo: um "aprovado" solto não diria a qual se refere. O cliente pode responder a mensagem do material usando o responder do WhatsApp, escrever APROVADO #123, ou dizer APROVADO TODOS para aprovar tudo de uma vez.

Na dúvida, o sistema pergunta

Quando há mais de um material aguardando e a resposta não identifica qual, a Rita lista os pendentes com os números e pergunta a qual se refere. Ela não escolhe pelo mais recente, porque registrar no card errado é pior que perguntar.

Portal do cliente. Página com endereço único e secreto por post, sem senha. Mostra o material, a legenda e os botões de decisão, com opção de gravar um áudio explicando o ajuste. Depois de avaliado, o link trava para impedir avaliação dupla.

10Cadastro de clientes

É a base de tudo que a IA escreve. Cadastro pobre gera conteúdo genérico, e é aqui que se corrige isso.

Identidade. Nome fantasia, razão social, CNPJ, segmento, cidade, área de atuação, data de fundação, número de funcionários e franquias.
Estratégia. Mote, gancho principal, diferencial, público-alvo, objetivo de marketing, concorrentes, missão, visão, valores e histórico.
Contato. Telefones, e-mail, endereço, horário de atendimento e redes sociais, cada um com marcação de visível ou não nas legendas geradas.
WhatsApp. Grupo do cliente ou números dos integrantes, aniversários e a marcação que liga a Rita para aquele cliente.
Produção. Posts por semana, dias fixos de publicação, prioridade, nível do cliente e orientações específicas que a IA deve seguir.
Marca. Logomarca, cores padrão, fonte padrão e informações da estrutura física.

11Chat GIAM

Conversa entre pessoas da equipe, individual ou em grupo. Existe para tirar do WhatsApp pessoal o que hoje não fica registrado em lugar nenhum. Não substitui o chat de dentro do card: aquele pertence ao material e é lido por quem pegar o card depois. Este é a conversa entre pessoas, do tipo "consegue pegar esse vídeo hoje?".

Individual e grupo. Toda a equipe aparece na lista, mesmo sem conversa iniciada. Grupos têm nome, podem ser renomeados e excluídos por quem criou, pela gestão ou pelo atendimento.
Anexos. Arquivo de até 150 MB, com barra de progresso. Imagem abre em visualizador com zoom e download. Os anexos ficam 10 dias no servidor e depois são apagados: material que precisa durar vai no card.
Áudio. Gravação pelo próprio navegador, com cronômetro e opção de descartar, limitada a cinco minutos. O player fica compacto, do tamanho de uma linha.
Avisos. Som ao chegar mensagem nova e aviso na área de trabalho, que funcionam em qualquer página do sistema, não só na tela do chat. Clicar no aviso leva direto à conversa.
Chave de luz. Escurece a tela do chat para quem tem sensibilidade à luz. A escolha fica no navegador de cada pessoa e respeita o modo escuro do sistema operacional.

12Mural e avisos

Mural de anotações. Recado para uma pessoa, várias ou toda a equipe. Só quem foi marcado enxerga. Pode ser agendado para um dia e horário e enviado por WhatsApp na hora marcada.
Avisos e alertas. Mesma lógica do mural, para comunicados que precisam de destaque maior.

13Documentos

Arquivos da agência e de cada cliente, guardados no Google Drive e organizados por cliente e por tipo. Arquivo pesado sobe em pedaços direto para o Drive, sem passar inteiro pelo servidor, então vídeo grande não trava o envio.

14Datas e motes

Datas estratégicas. Calendário de datas comemorativas com gancho de comunicação e indicação de a quais clientes cada uma se aplica. O gerador mensal consulta essa lista e só usa a data quando há ligação lógica com o cliente.
Motes de campanha. O slogan ou conceito que orienta a comunicação de cada cliente. A IA faz alusões a ele quando cabe, sem forçar em toda postagem.

15Painéis e relatórios

Dashboard Produção. Volume do mês, percentual realizado, atrasados, distribuição por formato e por pilar, progresso diário e os dez clientes com maior volume.
Dashboard Gestão. Atrasados no momento, material em produção, aprovações do mês e acompanhamento por etapa.
Relatórios em PDF. Relatório por cliente e período, com o conteúdo de cada post, pronto para imprimir ou enviar.
Controle de SLA. Cada card guarda quem fez o quê, quando, e quanto tempo levou em cada etapa. Reprovação do cliente aparece destacada, com o motivo e o áudio quando houver.

16Agendador

Tarefas que rodam sozinhas no servidor, sem depender de alguém estar com o sistema aberto.

Tarefa	Quando
Anotações do mural	Na hora marcada de cada agendamento
Avisos da equipe	Na hora marcada de cada agendamento
Movimentação de cards	Trinta segundos após o envio ao cliente
Cobrança de atrasados	Uma vez por dia, em dia útil, avisando cada pessoa sobre o que é da função dela
Lembrete de aprovação	De hora em hora, para material parado aguardando o cliente
Limpeza de anexos do chat	Uma vez por dia, apagando o que passou de dez dias

17Integrações

Inteligência artificial. OpenAI e Anthropic, com troca automática quando um dos dois falha ou estoura a cota. Transcrição de áudio e leitura de imagem incluídas.
Google Drive. Conta de serviço com upload em pedaços, organização automática por cliente e por tipo de arquivo.

18O que ainda não existe

Vale ter isto por escrito para ninguém prometer ao cliente o que o sistema não faz.

Publicação automática nas redes sociais e no Google Meu Negócio. Existe código antigo de Instagram no sistema, mas ele publica só imagem única, depende de um token que expira em sessenta dias e dispara no arrasto manual do card, não na data agendada. Não está em uso.
Adicionar ou remover participante de um grupo do Chat GIAM depois de criado. A estrutura comporta, falta a tela.
Painel de produtividade por pessoa, do tipo quantos cards cada um concluiu no mês. Os dados já são gravados, falta a visualização.
Aplicativo para celular. O sistema funciona pelo navegador do telefone, mas não há aplicativo instalável.

GIAM · Gestão Inteligente para Agência de Marketing · Um produto Covere AI